CEPEITALIA SRL - CODICE ETICO REDATTO SECONDO IL D.LGS.231/2001

Introduzione - La società e l’attività svolta
Il Codice Etico
Comportamento delle persone - Destinatari del Codice
Linee Guida
Comunicazione
Aspetti giuridici - Conformità
Attribuzione di Funzioni
Autorità alla firma di documenti e contratti in nome e per conto della Società
Dispute, cause e azioni illecite.
Patrimoni mobiliari e immobiliari
Proprietà intellettuale
Contratti
Riservatezza
Dati personali
Embargo
Conformità dei prodotti
Sistemi Informativi
Responsabilità Sociale della Società
Rapporti con le Pubbliche Amministrazioni
Partecipazioni a Gare
Doni ed ospitalità
Conflitto d’interesse
Salute e sicurezza
Impatto ambientale
Controlli e Verifiche
Controlli dell’Organismo di Vigilanza
Violazioni e Sanzioni Disciplinari

Introduzione - La Società e l’attività svolta

Cepeitalia srl (qui di seguito anche indicata come Cepeitalia o la “Società”) svolge attività di commercio, anche per importazione ed esportazione, nonché per corrispondenza, attraverso un proprio sito web e su catalogo cartaceo o su supporto informatico.

Cepeitalia favorisce, nel rispetto di un ambiente di lavoro ispirato ai principi di correttezza e collaborazione, il coinvolgimento e la responsabilizzazione di dipendenti e collaboratori, con riguardo agli specifici obiettivi da raggiungere e alle modalità per perseguirli.

Il Codice Etico

Il presente Codice, che costituisce parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo di cui al D.Lgs. n. 231/2001, è stato realizzato e reso pubblico dalla Società al fine di prevenire la commissione di reati da parte dei propri dipendenti, e più in generale al fine di fornire indicazioni di carattere etico - comportamentale che ne orientino i comportamenti ai principi di buona fede, lealtà, correttezza e diligenza.

Comportamento delle persone - Destinatari del Codice
Tutti i dipendenti della Società e, più in generale tutti coloro che, a diverso titolo, prestano la loro attività in favore della Società (i Destinatari) sono tenuti a rispettare i principi contenuti nel presente Codice.
Inoltre, ai Dirigenti ed ai Responsabili della Società è richiesto di promuovere la conoscenza del presente Codice tra i dipendenti ed i collaboratori della Società.

Linee Guida

La condotta ed il comportamento di ogni Dirigente della Società deve riflettere i seguenti principi:

• Mantenere i più alti livelli di etica professionale e personale;
• rispetto e osservanza delle Leggi e dei regolamenti specifici della nazione nel cui ambito si opera;
• rispetto della privacy di ogni dipendente e collaboratore dell’azienda;
• garantire uguali opportunità a ciascun individuo sulla base delle sue qualifiche e capacità senza discriminazioni di razza, religione, sesso, età o condizione fisica;
• garantire un ambiente di lavoro sano e sicuro;
• non accettare od offrire somme di denaro o proporre transazioni commerciali in condizioni anomale;
• rispettare la Comunità e la cultura di qualsiasi nazione nel cui ambito si operi.

Comunicazione

Tutti i dipendenti devono conoscere ed aver compreso approfonditamente le strategie della Società, gli obiettivi aziendali e il modo tramite il quale ogni individuo è in grado di contribuire allo sviluppo dell’Azienda; i Dirigenti svolgono un ruolo strategico nell’incentivare questa comprensione e sono tenuti a comunicare regolarmente le varie informazioni al proprio organico.

Aspetti giuridici - Conformità

Rientra nelle politiche della Società essere in conformità con Leggi e Normative vigenti di ogni nazione. Nell’eventualità che qualsiasi disposizione della Società generi aspetti di conflittualità con le Leggi e Normative vigenti, è necessario provvedere alla sua immediata sospensione; di tale situazione deve esserne data tempestiva comunicazione al CEO. La Società deve rispettare le normative legali e fiscali nonché i regolamenti locali. I Dirigenti e Funzionari sono responsabili per tutte le azioni adottate dalla Società.
La Società deve dotarsi di un’assistenza legale che deve operare in accordo con il CEO; tale supporto deve essere preventivamente utilizzato, in particolare, quando sussistano dubbi in merito alle conseguenze legali derivanti dall’adozione di un’azione.

Attribuzione di Funzioni

Nella Società devono essere nominate persone competenti per svolgere i ruoli dirigenziali e di gestione legale; le nomine o revoche di tali persone devono essere preventivamente condivise con il CEO.

Autorità alla firma di documenti e contratti in nome e per conto della Società
Solo i legali rappresentanti della Società possono essere autorizzati a firmare documenti e contratti che impegnano la Società. Solo in casi particolari altri dipendenti, preventivamente autorizzati in forma scritta da parte del Consiglio di Amministrazione della Società, potranno sottoscrivere atti e/o documenti da cui possono derivare obblighi per la Società; ogni dipendente deve essere quindi informato, da parte del proprio responsabile, in merito alle autorizzazioni ricevute, al loro contenuto e limiti. I limiti di autorizzazione alla spesa sono previsti nell’ambito di disposizioni emesse dal CEO se non diversamente indicati nel contesto delle autorizzazioni di cui al punto che precede. Se un dipendente ritiene di avere dei dubbi riguardanti uno degli aspetti inerenti al paragrafo sopra esposto, può rivolgersi per ulteriori chiarimenti ed approfondimenti al CEO ed all’Organismo di Vigilanza.

Dispute, cause e azioni illecite

Qualsiasi significativa controversia avente carattere di natura legale deve essere segnalata al CEO ed all’Organismo di Vigilanza. Sono da segnalare tutte le questioni di natura legale che possano avere un riflesso nel contesto di tutta la Società. E’ necessario che il CEO e l’Organismo di Vigilanza siano al corrente di tutte le dispute legali in corso. La risoluzione di una disputa deve essere definita previa autorizzazione del CEO e dell’Organismo di Vigilanza. Ogni controversia legale contro la Società o un suo Dirigente e Funzionario, deve essere immediatamente segnalata al CEO ed all’Organismo di Vigilanza.

Patrimoni mobiliari e immobiliari

La Società deve annotare, negli appositi registri patrimoniali, i dettagli rilevanti riguardanti tutti i beni immobiliari e mobiliari. Ogni transazione che implichi la compravendita di beni immobili o la stipula di un contratto di locazione, deve essere preventivamente discussa con il CEO in modo che si provveda all’adeguata assistenza legale, ed alle previste registrazioni nei tempi previsti dalle vigenti Leggi.

Proprietà intellettuale

Per proprietà intellettuale si intendono i marchi registrati, i diritti di autore ed i brevetti. La Società intraprende azioni atte a proteggere le proprie proprietà intellettuali e mirate a non infrangere quella di altre aziende. Se si entra in conoscenza di possibili infrazioni, è necessario darne tempestiva informazione al CEO. La Società deve essere informata di qualsiasi nuova registrazione di “proprietà intellettuale”. Il CEO o il personale (esterno o interno) da questi delegato provvederà alle pratiche relative alle opportune registrazioni in nome e per conto della Società. Tutti i nuovi domini informatici devono essere approvati e registrati dal CEO e dal Responsabile delle attività di marketing della Società.

Contratti

Tutti i contratti scritti devono essere concordati con tutte le parti coinvolte. Gli originali dei documenti in questione devono essere mantenuti ed archiviati in modo sicuro e devono essere gestiti in modo appropriato per tutta la loro durata legale.

Riservatezza

Tutti i dipendenti potrebbero venir a conoscenza di dati di natura confidenziale riguardanti la Società, i Clienti o i Fornitori. In nessun caso tali dati possono essere riferiti o rivelati a terzi non autorizzati. Nella circostanza che lo sviluppo di progetti o l’esercizio della propria funzione renda necessaria la diffusione di informazioni confidenziali e riservate, è necessario adottare ogni dovuta ed appropriata precauzione; in questa fattispecie potrebbe rendersi necessaria l’applicazione e la sottoscrizione del documento aziendale sulla riservatezza. Se un dipendente ritiene di avere dei dubbi riguardanti uno degli aspetti inerenti al paragrafo sopra esposto, può rivolgersi per ulteriori chiarimenti ed approfondimenti al CEO o all’Organismo di Vigilanza.

Dati personali

Dati personali ed informazioni che riferiscono all’individuo (come nome, indirizzo e simili) sono regolati dalla vigente normativa sulla Privacy (al momento della prima pubblicazione del presente documento, la normativa vigente è costituita dal D.Lgs. 196/2003 e s.m.i.); Cepeitalia garantisce il pieno rispetto della suddetta normativa. In particolare, la Società garantisce che qualsiasi dato ed informazione di natura personale sia archiviato in modo appropriato tale da permettere il corretto svolgimento delle transazioni commerciali ed accerta che ogni soggetto interessato sia a conoscenza del modo in cui i dati vengono gestiti. Ogni dipendente è tenuto ad informare il Responsabile del Personale, su qualsiasi variazione dei propri dati personali come, ad esempio, nome, indirizzo, stato di famiglia o titoli di studio. Se un dipendente ritiene di avere dei dubbi riguardanti uno degli aspetti inerenti al paragrafo sopra esposto, può rivolgersi per ulteriori chiarimenti ed approfondimenti al CEO ed all’Organismo di Vigilanza.

Embargo

Le regole inerenti alle restrizioni commerciali di natura politica o militare (cosiddetto “embargo”) delimitano le tipologie di merci che possono essere esportate nonché gli individui, Enti e Stati cui tali merci possono essere vendute. Cepeitalia garantisce il pieno rispetto delle normative e regolamenti riguardanti l’embargo da parte di organizzazioni internazionali come le Nazioni Unite o i Governi locali.

Conformità dei prodotti

E’ di fondamentale importanza per la Società che i prodotti venduti siano conformi ai regolamenti ed alle normative vigenti nei paesi in cui sono commercializzati. Questo è valido in modo particolare tutte le volte in cui la Società è il principale importatore della merce in questione. Per garantire la conformità, può essere necessaria la consulenza di esperti  e ciò deve avvenire in collaborazione con il CEO ed eventualmente con i legali della Società.

Sistemi Informativi

L’uso efficace e la corretta gestione dei Sistemi Informativi è un fattore chiave del successo e della sicurezza della Società. La Società e suoi dipendenti hanno la responsabilità di garantire un uso corretto e sicuro dei Sistemi Informativi; esistono, a tale riguardo, apposite procedure cui tutti sono obbligati ad attenersi.
Chiunque venga a conoscenza di una violazione nel sistema di sicurezza o di un uso illecito (es. scarico di materiale non autorizzato) relativamente ai sistemi informativi, deve contattare il Responsabile dei Sistemi Informativi e l’Organismo di Vigilanza.

Responsabilità Sociale della Società

La Responsabilità Sociale di Cepeitalia definisce gli impatti e gli effetti dell’attività di un’organizzazione sia nei confronti degli attori interni ed esterni (stakeholders) quali azionisti o differenti interlocutori sociali, nonché gli effetti economico - finanziari, ambientali e di natura sociale.
La Società applica, anche nell’ambito della Responsabilità Sociale, i seguenti principi:

• Mantenere i più alti standard di comportamenti etici e professionali atti a promuovere la reputazione e l’immagine Cepeitalia;
• Rispettare le differenti culture, Clienti e Normative delle nazioni nel cui ambito operiamo;
• Assicurare la conformità con Leggi e Regolamenti locali e delle nazioni nel cui ambito operiamo;
• Non sarà consentito utilizzare risorse della Società a fini illegali o che non rientreranno negli interessi propri della Società;
• Non saranno consentite donazioni a partiti politici o a loro candidati;
  Acquisire prodotti, manufatti e servizi da Organizzazioni ed Aziende che coincideranno con gli standard etici della Società. Non manterremo relazioni commerciali con aziende ed organizzazioni che utilizzeranno il lavoro minorile;
• La Società non aderirà ad intese di natura commerciale ed economica che possano essere identificate in contrasto con la normativa sulla concorrenza;
• Ad ogni dipendente sarà richiesto di non accettare né offrire somme in denaro a titolo improprio né condizioni commerciali che non siano quelle normalmente in uso;
• I diritti di ogni dipendente saranno trattati con rispetto ed il dipendente, indipendentemente dalle circostanze, sarà trattato con dignità e considerazione.
• La Società garantisce la formazione professionale e lo sviluppo delle pari opportunità, appropriatamente con i profili professionali, consentendo e favorendo il raggiungimento di obbietti di crescita e di soddisfazioni professionali;
• Perseguire attività volte ad eccedere le aspettative dei nostri stakeholders, dei nostri Clienti, Dipendenti, Fornitori e più in generale delle Comunità presso le quali opera;
• Garantire un luogo di lavoro salubre dove poter lavorare in sicurezza;
• Individuare ogni opportuna forma di controllo delle attività commerciali che possa generare un impatto di natura ambientale.

Rapporti con le Pubbliche Amministrazioni

Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione tutti i Dirigenti, i dipendenti ed i Responsabili devono:

• Agire nel rispetto dei principi di imparzialità, onestà, e correttezza;
• Rispettare rigorosamente la normativa vigente e le procedure applicabili;
• Evitare situazioni di conflitto di interessi, o che possano anche solo apparire tali;
• Garantire la riservatezza e la sicurezza delle informazioni;
• Garantire la qualità dei servizi prestati.

Partecipazioni a Gare

La partecipazione a gare deve avvenire nel rispetto della normativa nazionale e comunitaria vigente in materia, delle procedure e dei regolamenti interni della Società, nonché delle disposizioni di cui al presente Codice. I soggetti coinvolti nella partecipazione a gare e nella redazione della documentazione di gara dovranno:

• conformare ogni loro azione ai principi di trasparenza e correttezza;
• agire nel rispetto di una leale concorrenza;
• segnalare eventuali comportamenti non conformi, o che possono anche solo apparire tali, alla normativa vigente in materia, alle procedure applicabili, nonché ai regolamenti interni della Società e alle disposizioni di cui al presente Codice;
• evitare di approfittare di privilegi eventualmente offerti;
• non sottostare a pressioni indebite e segnalare tali situazioni al proprio responsabile o alle Autorità competenti;
• segnalare l’eventuale esistenza di rapporti di amicizia o parentela con soggetti che partecipano alle commissioni di gara;
• evitare di avere contatti con soggetti che partecipano alle commissioni di gara o con altri partecipanti alla gara.

Doni ed ospitalità

Qualsiasi dono deve essere declinato a priori, ad eccezione di piccoli doni o omaggi promozionali di esiguo valore (ad esempio che rechino il logo aziendale o simile). Se non è appropriato declinare tali regalie, i dipendenti possono accettarli previa approvazione del proprio Responsabile. Successivamente, tale dono deve essere devoluto ad un Ente di beneficenza scelto dalla Società.
All’interno di un’etica professionale, l’atto di ospitare un individuo è ben accetto. Ciononostante, è necessario fare attenzione affinché tale atto non possa in qualche modo influenzare le decisioni commerciali proprie o dell’individuo stesso.

Conflitto d’interesse

Per conflitto di interesse si intendono le seguenti pratiche:

• Se un dipendente è coinvolto in qualsiasi attività di natura personale che, in qualche modo, possa generare aspetti conflittuali con gli interessi economici o con gli interessi aziendali della Società;
• Se un dipendente ha interessi finanziari per un’azienda che potrebbe causare una situazione di conflitto;
• Se un dipendente utilizza le informazioni in suo possesso riguardanti la Società, in modo improprio.

I dipendenti che ritengono si sia verificata una situazione di conflitto d’interesse sono tenuti a segnalarla al proprio responsabile; inoltre devono rivolgersi al CEO per chiedere chiarimenti ed indicazioni sulle più opportune modalità di azione in merito. Per eliminare ogni dubbio, si specifica che le suddette condizioni  sono applicabili sia ai dipendenti sia i loro familiari. Si richiede che ogni dipendente agisca sempre nell’interesse della Società.

Salute e sicurezza

La Società si impegna ad applicare i migliori standard di salute e sicurezza nell’ambiente di lavoro in conformità con le normative vigenti locali. A questo fine, il CEO ha sottoscritto una “Politica per la Salute e la Sicurezza” nella quale sono indicate le linee guida per la gestione delle disposizioni relative a salute e sicurezza per tutte le Sedi della Società, cui tutti i Dirigenti, Dipendenti e Responsabili sono obbligati ad attenersi strettamente.

Impatto ambientale

La Società si impegna ad applicare una mirata ed efficace politica di minimizzazione dell’impatto ambientale dovuto alla propria attività, attenendosi alle seguenti indicazioni:

• Fornire informazioni ed individuare servizi per garantire l’appropriato utilizzo e smaltimento dei prodotti commercializzati;
• Laddove possibile, promuovere l’uso di prodotti a basso impatto ambientale;
• Osservare le normative vigenti;
• Promuovere l’efficienza nell’uso delle materie prime e dell’energia;
  Incoraggiare e supportare i fornitori a migliorare la loro performance ambientale;
• Identificare i fattori di maggior impatto ambientale connessi con le attività della Società ed a ridurne gli effetti negativi.

Controlli e Verifiche

La Società si riserva di effettuare controlli volti a verificare il rispetto delle normative applicabili, dei regolamenti interni e delle disposizioni di cui al presente Codice, e di intervenire adottando i provvedimenti ritenuti di volta in volta necessari per sanzionare eventuali violazioni.

Controlli dell’Organismo di Vigilanza

L’osservanza e la corretta applicazione del presente Codice sono garantite dall’Organismo di Vigilanza istituito in conformità al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001, che svolge le seguenti funzioni:

• promuove la diffusione e la conoscenza del Codice nei confronti di tutti i suoi destinatari e ne fornisce la corretta interpretazione;
• propone la revisione periodica del Codice per adeguarne i contenuti ad eventuali nuove esigenze produttive e/o organizzative della Società o al mutato quadro normativo;
• verifica la sussistenza di violazioni del Codice e adotta le misure conseguenti;
• valuta l’effettiva esistenza di situazioni di conflitto di interessi ed le misure conseguenti;
• riceve dai dipendenti segnalazioni relative a comportamenti non conformi al Codice e li tutela da eventuali pressioni o ritorsioni.

Violazioni e Sanzioni Disciplinari

Le violazioni delle disposizioni e dei principi stabiliti nel Codice possono dar luogo all’applicazione delle sanzioni e/o delle ulteriori misure, anche di natura cautelativa, secondo quanto indicato nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001. In caso di notizia in merito a possibili violazioni del Codice, ciascuno dovrà rivolgersi al proprio Responsabile il quale ne riferirà al CEO ed all’Organismo di Vigilanza o direttamente all’Organismo di Vigilanza. Non è consentito condurre indagini personali o riportare notizie a soggetti diversi da quelli specificatamente preposti.

Cesano Boscone, Mi - 01/09/2014 Cepeitalia S.r.l.
      CEO - Presidente C.d.A.
   Paola Bruni